El VERSAT Sarasola, un sistema de gestión contable-financiero, representa un ejemplo de sustitución de importaciones en materia de aplicaciones informáticas. Hoy está instalado en más de 3 700 entidades del país.

El usuario puede adecuar el VERSAT a sus necesidades.

Su necesidad se hizo impostergable a finales de los noventa, cuando el Ministerio del Azúcar (MINAZ) inició la búsqueda de un software integrado para automatizar su actividad económica, contable y financiera. Un sistema holandés parecía colmar todas las expectativas. Se llamaba EXACT, pero solo su licencia superaba los 1,5 millones de dólares. Con los gastos de implantación y actualización, la cifra ascendía a los 2,5 millones.

Por ese entonces, la filial en Villa Clara de TEICO, la empresa del MINAZ encargada de la Informática y las Comunicaciones, aglutinó y mejoró un grupo de programas aislados (Contabilidad; Finanzas; Control de Inventarios; Control de Medios Básicos; Nómina de Salarios; Planificación). En julio de 1999 comenzó la elaboración del VERSAT Sarasola. Dos años después, el central George Washington se convertía en la primera entidad que utilizaba el sistema.

"La gran ilusión, la gran meta de todos los contadores reside en tener la contabilidad y todos los anexos incorporados a la computación. Eso nos llegó en 1995", recuerda Luis Mesa, uno de los especialistas en Contabilidad del central citado. El propio MINAZ en Villa Clara había creado el VL-54, un sistema que en aquel momento satisfizo muchas necesidades.

“Una de las cosas importantes de las finanzas son las obligaciones por pagar. Le damos la orden al programa y tenemos el dato”, refiere el especialista.

"Cuando en el 2001 el VERSAT llamó a la puerta, fui crítico cruel del sistema. Yo siempre decía: mientras no me demuestren que el VERSAT es superior al VL-54, seré su enemigo", señala el contador, para agregar después: "Comenzamos a trabajar juntos. Fue algo muy difícil. El nuevo programa se estaba enriqueciendo de experiencias que íbamos aportando todos los días".

Así descubrieron las limitantes del antiguo software, que solo se podía ubicar en Finanzas y Contabilidad general. El VERSAT, aun con los altibajos del principio, comenzó a difundir sus bondades.

El software incluye varios módulos. Control de Activos Fijos e Inventarios, Finanzas y Planificación, son algunos de ellos. Otros, como Contabilidad General y Facturación, se incluyen hasta sumar diez. El resultado es un sistema integral, que se actualiza constantemente en función de nuevas demandas y viabiliza, sin dudas, la organización y el control en el área económica.

Una de las principales características del VERSAT resulta su confiabilidad, indica Mesa. El programa tiene diferentes subsistemas. En el momento de configurar, la dirección de la empresa determina quién tiene acceso a cada uno. "Si voy a revisar un hecho económico, a pasar un comprobante o una factura, tengo que dar mi clave y la operación queda registrada a nombre mío", agrega. Además, una vez que se ha "cerrado" un mes, los datos son irreversibles. "Puedo consultarlo todo; nunca cambiar algo. El ser humano está sujeto a errores. Por eso el VERSAT contempla la posibilidad de hacer rectificaciones, pero no desaparece el hecho original. En la medida en que trabajábamos, fuimos cerrando todas las posibles brechas que podían permitir un fraude".

Mientras, otras áreas donde el delito hace de las suyas, aparecen reforzadas. El VERSAT obliga a un cuadre sistemático de múltiples indicadores, es decir, en la misma medida en que procesa una entrada o una salida, lleva el conteo de lo que tiene que quedar, por ejemplo, en el almacén.

"Una de las cosas importantes de las finanzas son las obligaciones por pagar, señala Mesa. Le damos la orden al programa y tenemos el dato. Algo más difícil todavía, la conciliación bancaria, se lleva diariamente".

A su vez, las nuevas tecnologías permiten que los usuarios se conecten al programa desde una red y puedan laborar en distintos módulos sin que alguno interfiera en el trabajo de otro. Miguel Cabrera, economista y responsable del proyecto, subraya que uno de los propósitos del VERSAT, desde su creación, ha sido humanizar el trabajo.

"Hemos hecho un grupo de herramientas. Le llamamos ‘de carga inicial’. Son capaces de recuperar la información acumulada en otro sistema que hasta el momento haya realizado la función del VERSAT. Ese es un primer efecto psicológico. Nadie necesita teclear todo de nuevo".

Además de las ventajas y de los problemas que aún queden por solucionar en el software, hay un hecho incuestionable. Actualmente el VERSAT Sarasola se encuentra instalado en más de 3 700 entidades del país. Su utilidad trascendió el MINAZ y llega ahora a ministerios como el de Comercio Interior, Agricultura, Construcción e Industria Ligera. Unas 100 entidades pertenecientes a los servicios médicos cubanos lo usan en Venezuela, Argelia y China. Hoy representa un ejemplo de sustitución de importaciones en el sector de las aplicaciones informáticas, pues muchos centros laborales gestionaban su economía y contabilidad mediante programas extranjeros.

Para lograr que el software fuera adaptable a cualquier organismo y no solo al MINAZ la configuración de los subsistemas es flexible. El usuario o entidad "lo ajusta a sus necesidades, requerimientos y regulaciones", destaca la informática Margarita Cárdenas, integrante del proyecto. Los últimos ajustes han buscado la asimilación de la multimoneda y de la dualidad monetaria en el país.

Un problema parece inevitable. Hasta ahora ha resultado insuficiente la cantidad de especialistas para instalar el sistema en ciertos organismos. "Tenemos tres eslabones, señala Cabrera: nosotros, los que implantan y el cliente. Puede que esté presente el problema en los tres lugares. En Ciego de Ávila, por ejemplo, los trabajadores de TEICO no alcanzan para cubrir el territorio. Aunque en cualquier provincia hay empresas como DESOFT —que también instala nuestro software—, o la nuestra, no resultan suficientes".