A menudo para realizar gestiones ante determinados organismos nos solicitan la presentación de certificaciones de nacimiento, matrimonio, de propiedad, antecedentes penales o de otro tipo emitidas por registros públicos dirigidos y controlados por el Ministerio de Justicia.

Si el trámite demora, el funcionario vuelve a pedir el mismo documento alegando que ya venció. De esta manera se repite el ciclo: hacer la solicitud, adquirir el sello de timbre, recoger en tal fecha... días y recursos invertidos en diligencias que finalmente ocasionan molestias a la población. Pero, ¿todas las certificaciones pierden validez al paso del tiempo?

Pues no. Aunque ciertamente la eficacia de algunas es de apenas unos meses, otras, en cambio, no caducan. Nuestro ordenamiento jurídico establece la vigencia de tales documentos. Veamos algunos casos:

Las certificaciones expedidas por los Registros del Estado Civil, donde se inscriben el nacimiento, la defunción y el matrimonio para que tengan valor probatorio, no tienen fecha de caducidad, pues acreditan hechos o actos pretéritos que, en principio, resultan inmutables.

Esto no impide que por algunas circunstancias puedan ser subsanadas o modificadas en virtud de acontecimientos ocurridos con posterioridad. Si así sucede tales observaciones son anotadas al margen de la inscripción.

Algo similar sucede con las certificaciones emitidas por el Registro de la Propiedad y Mercantil, las que carecen de un término de validez preestablecido. El primero recoge hechos referidos a los inmuebles (inscripción, título de dominio, derechos reales sobre ellos y cancelación); en el segundo se inscriben los principales sujetos de las relaciones económicas en nuestra sociedad y los actos realizados por estos.

Sin embargo, otras vencen a los seis meses de expedidas: la de Capacidad Legal y Soltería, y la de Antecedentes Penales emitida por el Registro Central de Sancionados.

La validez temporal de esta última obedece a que las anotaciones contenidas en ella son susceptibles de modificación, ya sea por la imposición de nuevas sanciones o por la cancelación de los antecedentes penales, a partir del cumplimiento de determinadas condiciones previstas en nuestra legislación.

Mientras, las entregadas por el Registro Central de Actos de Última Voluntad y Declaratoria de Herederos solo surtirán efecto dentro del término de 180 días naturales posteriores a su expedición.

Es de anotar que, especialmente, en el caso de las Actas de Declaratoria de Herederos —siempre que contengan la expresión del Tomo y Folio—, serán eficaces por el término de un año, contado a partir de su autorización.

Esto persigue evitar que se declaren herederos a quienes ya lo son o a personas distintas de las que han sido reconocidas en actos de última voluntad (testamentos) o declaratorias de herederos, con el objetivo de garantizar la certeza y seguridad jurídica de dichos actos.

Por último, las certificaciones entregadas por el Registro de Asociaciones vencen a los 60 días hábiles siguientes a la fecha en que fueron expedidas. Aquí se inscriben las asociaciones que desarrollan sus actividades en el país, por lo que tales escritos acreditan su existencia legal. Este particular pudiera ser modificado ante la extinción o disolución de las asociaciones, motivo que justifica la validez temporal de estos documentos.