Registro Civil: de trámites, personal e infraestructura

Cuando Yudiesky Hernández solicitó su certificación de nacimiento a través de la plataforma digital del Ministerio de Justicia, no pensó que tres meses después todavía estaría esperando.

Como ella, han sido muchos los que han tenido vivencias desafortunadas en las oficinas del Registro del Estado Civil.

Lo confirman quienes dicen que el tema no cabe en una página de este periódico, mientras que otros aseguran que pudiera dar hasta para un libro.

Lo cierto es que las colas y las quejas son lo primero que viene a la mente de la mayoría de las personas, en torno a un servicio tan demandado en la actualidad.

Reventa de turnos, listas clandestinas, demora en los servicios, falta de profesionalidad en algunos trabajadores, trámites fuera de término, documentos con errores o que no llegan nunca al cliente, constituyen historias que se repiten, una y otra vez, de un extremo a otro del país.

Desde Granma, Jorge Pérez revela que, para realizar una subsanación de errores en los apellidos de sus padres, ya fallecidos, «ha tenido que transitar un largo camino.

«Comencé a realizar los trámites hace casi seis meses, cuando llegué al Registro del Estado Civil en Puerto Padre, y allí siempre era una problemática distinta: si había corriente no funcionaba el sistema, y cuando se arreglaba el sistema se iba la corriente, hasta que me dijeron que podía solicitar el documento por el Registro Civil de Bayamo. Ahora llego allí y no aparezco en la base de datos».

Estas son solo algunas de las múltiples y enrevesadas vivencias expuestas a nuestro diario por usuarios que, en los últimos tiempos, han tenido que acudir a las oficinas del Registro del Estado Civil para solicitar todo tipo de certificaciones (de nacimiento, soltería, matrimonio, defunción) que luego necesitarán para realizar otros trámites en instituciones como la Notaría, el Banco, la Vivienda…

A ello se suma el incremento, en los últimos dos años, de las solicitudes de trámites asociados a procesos migratorios.

VIEJOS TRÁMITES Y NUEVAS TRABAS

Aunque el problema no es nuevo, el incremento exponencial de las solicitudes de certificaciones en las oficinas del Registro del Estado Civil ha venido a remarcar carencias materiales y humanas que ya existían, y a poner sobre la mesa nuevos entuertos.

En Pinar del Río, por ejemplo, en 2022 se recibieron 132 825 solicitudes de certificaciones, más del doble de las que se hicieron en 2021. «Eso fue algo que nos sobrepasó como institución», reconoce Maridel Guanche, jefa del Departamento de Notaría y Registro Civil en la Dirección Provincial de Justicia.

Ante esta avalancha fue imposible atender todos los casos. Por ello, aunque se expidieron 106 504 certificaciones –58 873 más que en 2021–, al cierre del año quedaron pendientes más de 26 300, o sea, que una de cada cinco solicitudes no se llegó a procesar.

En la oriental provincia de Granma la situación ha sido similar. Sandro Pérez Romero, director municipal de Justicia en Bayamo (donde radica el Registro del Estado Civil que más trámites realiza en el territorio), señala que el crecimiento de la demanda de los servicios se ha multiplicado en relación con la disponibilidad de los recursos humanos y técnicos con los que cuentan.

Solo en Bayamo, entre enero y marzo del pasado calendario se emitieron unas 2 663 notificaciones, y en igual periodo de este año ya ascendían a 6 661.

«Es decir, que hemos triplicado la cantidad de trámites realizados con los mismos medios tecnológicos –casi todos obsoletos y con un servicio de impresión deficiente– y con menos trabajadores».

En ese sentido, el directivo refiere que, aunque cuentan con técnicos que duplican sus tareas, la falta de personal especializado impide un servicio más ágil. «De diez notarios que lleva el municipio, están prestando servicio tres, y de cinco registradores, solo hay dos.

«Estos funcionarios públicos no se forman de un día para otro, porque primero deben aprobar un examen de habilitación y luego, en la práctica, alcanzar determinadas habilidades que son necesarias para aplicar correctamente los instrumentos jurídicos», agrega.

Por su parte, Evelin Labrador, subdirectora provincial de Justicia de Pinar del Río, señala que «el mismo registrador que tiene que procesar esa solicitud online, es quien inserta la información en la base de datos, el que tiene que firmar el documento y poner una nota; o sea, es la misma persona en función de varias cosas a la vez y, como hay una alta demanda, es imposible, muchas veces, que pueda cumplir con el término establecido, porque no le da tiempo».

Además, Katiuska Gandul, directora provincial de Justicia en ese territorio occidental, subraya que solo se ha digitalizado un 60 % de la información asentada en los libros de nacimiento, matrimonio y defunción, de los cuales se derivan todas las demás certificaciones.

En Granma tampoco se supera el 70 % de la digitalización, por tanto, cuando alguien solicita un documento que no aparece en la base de datos, el proceso resulta aún más demorado.

Al respecto, el Director municipal de Justicia en Bayamo afirma que, al menos en la cabecera provincial granmense, la persona que está inscrita en ese registro por lo general sale con su trámite realizado el mismo día, excepto por un asunto puntual o un error que lo impida.

Sin embargo, también reconoce que, cuando el trámite depende de otro municipio o provincia, suelen existir demoras. «Hay provincias que se pasan meses en responder, y esa persona que, por ejemplo, vive en Bayamo y realizó su solicitud por aquí, pero está inscrito en Santiago de Cuba, al no aparecer en la base de datos, debe seguir esperando.Ahí está el principal cuello de botella que hoy tenemos en el registro», argumenta.

A esa situación se le añade que crecer en el número de tramitadores no es una opción que actualmente exploren las direcciones de Justicia en algunos territorios.

«No podemos incrementar plazas. Somos una entidad estatal con un presupuesto de salario por el que regirnos, y si en una oficina está establecido que lleva dos registradoras, no podemos poner tres», advierte la Directora de Justicia en Pinar del Río.

SOLICITUDES ONLINE

Ni siquiera la posibilidad de realizar los trámites online (excepto la subsanación de errores que es presencial), mediante la web del Ministerio de Justicia –una opción que generó grandes expectativas entre la población–, ha tenido todo el efecto esperado. De ahí que muchas personas sigan optando por acudir a las oficinas.

Es lo que sucedió con Angélica Cabezas, quien en agosto de 2022 pidió en Pinar del Río el certificado de defunción de su padre por la vía digital y, al cabo de varios meses, tuvo que hacerlo de manera presencial, porque su solicitud había desaparecido del sistema.

Ana Yanet Tamayo Urquiza, técnico jurídico que atiende la página online en el Registro del Estado Civil de Bayamo, confirma que esa es una tendencia negativa que afecta la imagen del servicio.

«Una de las principales dificultades que enfrentamos es el propio formulario de la página, el cual no hace especificaciones de algunos datos que son necesarios que los usuarios pongan, y muchas veces esos casos no proceden, y el solicitante no tiene cómo saberlo.

«Es por ello que cuando las personas vienen al registro se incomodan, porque no entienden que después de tres o cuatro meses aún no tengan respuesta de su trámite, o incluso deban hacerlo de nuevo», subraya la técnico jurídico.

Tamayo Urquiza dice, además, que la plataforma digital ha estado limitada por situaciones coyunturales como el déficit de electricidad. «Nosotros tuvimos una avalancha de solicitudes justo en el periodo más crítico de los apagones, por lo que se nos acumularon más de 4 000 casos pendientes, incluidos los de las personas que luego vinieron a realizar sus trámites de forma presencial, y quedaron esos casos en una especie de impasse en la plataforma».

Unido a esa problemática gravita también la inestabilidad con la conexión. «Este es un asunto por resolver, porque en ocasiones el sistema se cae hasta tres o cuatro veces en un mismo día, y así es muy complejo garantizar la agilidad y la calidad del trámite», acota.

Amén de esas dificultades, tanto trabajadores del registro como usuarios consideran que el camino hacia la informatización de los servicios es necesario y oportuno, aunque todavía se esté lejos de lograr respuestas más rápidas.

No obstante, para disminuir los atrasos y dinamizar la atención a la población (de forma online y presencial), en medio de un contexto tan complejo, habrá que seguir buscando variantes y soluciones en los territorios, pues a la falta de tecnología no se le puede sumar, también, la apatía y el poco rigor.