«Colarse» mediante un clic

BAYAMO, Granma. –Como les pasa a casi todos los que llegan después de abierto el Registro Civil de esta ciudad, Mailín Vega Morales dejó caer los hombros cuando entró al salón repleto de personas.

Es día de «subsanación de errores», un trámite algo más complicado que la certificación de matrimonio que ella necesita, tal vez como la mitad de los usuarios presentes. Otro día hubiese sido mejor, «pero en el trabajo me dieron este chance y tengo que aprovecharlo».

Trae consigo a su niña, razón por la cual tampoco forzó un madrugazo para ser de las primeras; pero viene cargadita de paciencia, pues ya tiene la experiencia de tres horas el lunes anterior, cuando solicitó la partida de nacimiento de la pequeña.

No había sillas, mas la cortesía de un muchacho le cedió un puesto. Cargó a la hija, y a la par que activaba un juego en su celular, agradeció traer esta vez «el tablet» de la nena, con el cual poder apaciguar la impaciencia infantil hasta tanto les llegara el turno.

A sabiendas de la típica demora que provoca la constante afluencia de público en la oficina registral, unos cuantos de los presentes en la sala hacían gala, como Mailín y la chica, de móviles y tabletas; evidencia de que al menos por cuenta de ellos tenían una herramienta tecnológica moderna, quizá de la misma o de una generación cercana al televisor pantalla plana que en lo alto de la pared frontal mostraba un power point paralizado en la primera diapositiva.

Lo que no sospechaba ninguno de los «empoderados digitales» era la reserva colosal de ahorro de tiempo en la espera, de agilidad en el trámite que había en la posibilidad de tener allí mismo un móvil con un mínimo de saldo para navegación nacional.

El mismo Registro Civil, con los mismos funcionarios, pero con la diferencia añorada de un trámite realizado un 80 % más rápido que la vía presencial, estaba al alcance de un clic en aquellos celulares que cuando no respondían una llamada o escribían un mensaje, servían solo para distraer el tedio en un jueguito, un video musical, o el repaso de las fotos mil veces vistas.        

EL PRIMER PASO

Como parte del empeño nacional por concretar saltos mayores en la informatización de la sociedad cubana, la provincia oriental de Granma fue escogida para iniciar pruebas en algunos sectores socioeconómicos.

Entre estos, los servicios de registros públicos ofrecidos por la Dirección de Justicia en el territorio resultaron de los primeros en beneficiarse con la implementación de proyectos tecnológicos que los modernizaran y generaran, por supuesto, un impacto notable en la población.

Para el caso de este tipo de instituciones burocráticas, bien es conocido que el primero de los cambios que los usuarios añoran es una mayor agilidad de los trámites; empezando por la simplificación del momento de hacer las solicitudes (largas colas para pedir certificaciones), seguida por la reducción radical de los plazos entre la petición y la recogida de los documentos listos.

Apenas indicado el propósito en el 2016, la Dirección de Justicia en Granma –como integrante de un grupo multisectorial coordinado por la delegación del Ministerio de la Informática y las Comunicaciones, y rectorado por el Consejo de la Administración Provincial– comenzó la materialización de dos proyectos concretos.

«El primero: colocar pantallas públicas para divulgar toda la información en cuanto a tipología de servicios, horarios de atención, términos de los procesos, respuestas a consultas más frecuentes, y otras relativas a las prestaciones de las unidades registrales en Granma», explica Ileana Horruitiner González, subdirectora provincial de Justicia.

«Allí se condensaría todo lo que hasta entonces estaba disperso en murales, papeles pegados en las paredes», añade.

«El segundo proyecto, y de más alto impacto, es el desarrollo de un sitio web, que además de ofrecer la información completa descrita anteriormente, incluyera un portal interactivo para la solicitud de todo tipo de certificaciones expedidas por el Registro Civil (nacimiento, defunción, matrimonio, divorcio, soltería, viudez, ciudadanía…).

«La idea era que a este portal pudiera entrar cualquier usuario con posibilidad de navegación nacional, abrir el modelo para el proceso de su interés, llenar los campos con los datos básicos de identificación personal, lugar y otras señas muy simples de la certificación solicitada, añadir teléfono o correo para avisarle la recogida, y dar clic en Enviar; ahorrándose así, en primer término, una jornada angustiosa de colas largas en nuestras oficinas para hacer una petición presencial».

Confirma la subdirectora Ileana que el primero de los proyectos ya tiene una expresión inicial en los registros civiles de las ciudades de Bayamo y Manzanillo, además del municipio de Jiguaní, que está dentro de los predios de la Dirección Municipal de Justicia.

«Ya tenemos en la mano los televisores para colocar las pantallas públicas en la mayor parte del resto de los registros civiles, y estamos en la contratación, con la división local de la Empresa de softwares Desoft, a fin de obtener una aplicación que permita visualizar de la mejor manera los contenidos concebidos para estos soportes», continua Ileana.

«De momento, en las pantallas que hoy funcionan se muestran unas diapositivas de power point muy elementales e incompletas, realizadas por nosotros mismos», reconoce. (Esto explica el reclamo de un usuario en el registro de Bayamo, «porque llevo dos horas viendo el mismo mensaje fijo en una pantalla que no me orienta nada»).

En cambio, lo que hoy se puede constatar como materializado del segundo proyecto, satisface a la vista y por su funcionalidad.

Una página web diseñada de modo refrescante (localizable en la dirección electrónica http://granma.minjus.gob.cu), da un claro anuncio de la modernización a que aspira la Dirección Provincial de Justicia; precisamente el nombre de encabezado de un sitio que además de mostrar hipervínculos a informaciones completas sobre el Registro del Estado Civil, el de la Propiedad, las notarías, una sección de noticias y un Foro de consultas, incluye un acceso rápido al portal Solicitud de certificaciones.

Al entrar, están las opciones que abren el modelo de cada tipo de solicitud.

«Quisimos que fuera un diseño interesante, atractivo, sugerente, con imágenes muy claras que muy rápidamente conducen al solicitante al modelo que necesitan: si es nacimiento hay un bebé; si matrimonio un par de alianzas..., en fin, herramientas de diseño que facilitan que el usuario realice una operación muy rápida de búsqueda, completamiento de datos en el cuestionario y envío de la información», afirma Horruitiner.

«Lo más revelador de la solución es que por esta vía los plazos de los procesos se han reducido de 15 jornadas a tres días hábiles como máximo, y algunos han sido resueltos en la propia fecha.

«Es verdad que en virtud de favorecer este nuevo flujo indicamos priorizar las solicitudes realizadas por vía web –incluso a la hora de recoger el documento listo tienen prioridad en la cola–, pero hay una razón más  lógica y evidente», apunta Ileana Horruitiner, e introduce a Tatiana Domínguez, funcionaria designada para atender la máquina que en el Registro Civil de Bayamo recibe las peticiones vía electrónica.

«En cuanto la solicitud llega a la computadora, ubico la certificación original digitalizada en el Sistema Informatizado del Registro Civil. Si no está, la localizo en los libros, la imprimo, la entrego al registrador para que la confronte y expida, y enseguida aviso al usuario sobre su documento listo para recoger», detalla Tatiana Domínguez.

«La gestión demora más cuando la localización del original depende de otro municipio o provincia, o los datos introducidos por el usuario no son correctos. Hasta ahora no ha pasado de los tres días, pero en cuanto me llega, aviso al interesado, que viene con un sello timbrado y se lleva el documento listo.

«Los originales digitalizados o localizados en los libros del propio registro nuestro, o de otros municipios ágiles en la búsqueda y confrontación, generalmente permiten que el solicitante que acudió en la mañana, se lleve en la tarde su certificación», asevera Tatiana.

«Es muy importante aclarar –vuelve la Subdirectora Provincial de Justicia– que la opción informática mediante la página solo permite realizar solicitudes de certificaciones, no otro tipo de proceso, y aunque puede hacerse desde cualquier sitio del país, nada más se expedirán los documentos listos a través de las oficinas del Registro Civil en Granma, donde habrá que presentarse a recogerlos.

«Recordemos que el experimento solo incluye a esta provincia oriental, aunque por sus resultados, el Ministerio de Justicia ha decidido iniciar las gestiones para extender a todo el país, en un corto periodo, el alcance del portal de Solicitudes de certificaciones», calza Ileana Horruitiner.

¿IMPACTO REAL?

Abordada por Granma, tras conocerla como una habitual usuaria de la web lanzada al ciberespacio en noviembre pasado, la joven Niobis Martínez aseguró a este rotativo la enorme solución que representa esta alternativa.

«Por distintas razones familiares he tenido que acudir al Registro Civil varias veces, y al comparar las colas y demoras anteriores con la rapidez de mis últimos trámites, resueltos incluso el mismo día, uso este ejemplo para resaltar la importancia de que la experiencia se generalice a muchos otros ámbitos de la vida social.

«El tiempo es un recurso muy valioso para las personas ocupadas, y los trámites burocráticos son un tradicional enemigo del tiempo de la gente. Soluciones como esta nos harían la cotidianidad más fácil y llevadera».

Niobis se lo dice a cuanto amigo encuentra en gestiones similares, y al hurgar un poquito, Granma comprobó que solo de esta manera informal –amén de algún que otro reportaje en los medios– se ha divulgado la opción.

Una rápida encuesta en la sala de espera del Registro Civil de Bayamo demostró que nadie de los presentes conocía la alternativa electrónica, e
inmediatamente, algunos de los «celularizados» copiaron la dirección y avanzaron 50 metros hasta la esquina de la Plaza de la Revolución, donde la  wifi de Etecsa hizo «el milagro» de anularles la espera.

Regresaron a la oficina con un rostro de sorpresa e incredulidad. En presencia de Paulino Pérez, director municipal de Justicia, comprobamos la recepción correcta de las peticiones realizadas.

Leticia Duque de Estrada, que había hecho dos solicitudes, de defunción y matrimonio, relativas a familiares en Santiago de Cuba, supo lo positivo de la gestión en camino: «Es importante que esto se divulgue ya. Mire cuánta gente en la sala que no sabe y tiene la posibilidad en la mano. Tremendo rato esperando y en unos minutos lo resolví casi todo».

Mailín Vega, la muchacha que fue con su niña al Registro Civil, tuvo una noticia mejor. Su trámite dependía del registro en Niquero, y en el lapso que demoró ella de la plaza a la oficina, su solicitud ya tenía una respuesta desde el municipio costero.

«Mire, este es el documento. Revíselo. Si no hay errores, vaya por el sello de cinco pesos. En cuanto el registrador lo confronte, se lleva esta y la que pidió el lunes», le informó Tatiana Domínguez, la funcionaria de la computadora; a quien Mailín solo atinó a responder: «No me lo creo».

El número de solicitudes atendidas vía electrónica hasta ese momento dicen suficiente sobre el punto más flaco del proceso: la comunicación; pues las 60 tramitadas hasta inicios de marzo (en cuatro meses) no representan nada respecto a las peticiones presenciales a una sola oficina.

La de Bayamo, la más grande de la provincia, recibe hasta 200 solicitudes en una jornada, y nada más en febrero, el mes más corto, la red granmense de registros civiles procesó alrededor de 8 000 peticiones de certificaciones.

Aunque sujeto a un proceso experimental, y todavía en una etapa incipiente en que siguen perfeccionándose aspectos tecnológicos en una página que pronto podría ser nacional, lo cierto es que el sitio web –funcional hasta ahora solo en los registros civiles de Granma– ya está en línea, es público y oficial.

No hay razones para guardar reservas en cuanto a divulgar la opción por temor a que, corrida la voz, las precarias 60 solicitudes digitales hasta ayer se conviertan de pronto en 3 000 o 4 000 al mes.

Si la infraestructura tecnológica aún no es suficiente –como pasa en la mayoría de las oficinas granmenses, que a pesar de estar todas conectadas, tienen una sola computadora que no puede, por lógica, destinarse a esto, y es la razón por la cual las solicitudes electrónicas hoy se procesan y entregan mediante el Registro Civil de Bayamo–, alguna estrategia ministerial deberá ponerse sobre «patines» para respaldar materialmente la iniciativa.

Mientras tanto, hay ideas que no tienen que esperar un presupuesto, como la posibilidad de que la recepcionista llame la atención a cada rato en la sala, para explicar esta alternativa a los usuarios, a la vez que una pantalla en la pared (que ya existe) detalla paso a paso el proceder.

Como respaldo, ya hay bastantes zonas wifi en ciudades y poblados, que por diez centavos convertibles en una cuenta nacional permiten navegar durante una hora en páginas .cu, tal cual es este sitio.

Las ventajas están harto demostradas. La cuestión ahora radica en hacer que el impacto sea real, de una vez por todas, más en este tema «calentico» de trámites, sellos, firmas y papeles; pues ya bastante tiempo hemos padecido en la Isla el síndrome del entramado burocrático.

Refrendado en la política cubana de actualización económica y social, la informatización paulatina de la cotidianidad nacional, incluidos los servicios públicos, es una clave excelente para ponerle cada vez mayor velocidad al desarrollo.

Lo que sí no puede fallar es que cada iniciativa prevea en su gestación todos los detalles, que logre un muy buen equilibrio entre aspiración y concreción, entre proyecto y respaldo material, a fin de que el avance en este asunto sea palpable, certero y perdurable, y las expectativas creadas nunca se nos adelanten a la capacidad real para sostenerlas.