¿Cómo la informatización puede facilitar los trámites legales?

El proceso de solicitar cualquier tipo de trámite en una notaría puede resultar un poco engorroso, si se tiene en cuenta que debe dirigirse al local, consultar cuáles son los trámites, regresar a pedir un turno y volver para adquirir el documento.

Pero, ¿cómo sería si todo este proceso usted lo pudiera hacer desde un dispositivo móvil? En esto y más consistirá la informatización de los registros públicos del Ministerio de Justicia (Minjus), un proceso que comienza a dar sus pasos dentro de este organismo, y que está establecido en el programa nacional de informatización.

Los registros públicos son aquellos que tienen interés general en el país y producen efectos en la seguridad jurídica, administrativa y en el control y sobre todo se organizan en base a una serie de principios que están establecidos en el Decreto Ley 335, explicó Francisco García Henríquez, viceministro de Justicia.

Tienen como misión proveer información veraz, legítima y oportuna para que las personas naturales y jurídicas puedan ejercer sus derechos y establecer relaciones civiles, económicas y sociales, agregó.

Estos documentos se desarrollaron como instrumentos de la administración pública en el siglo xix sobre la base del soporte papel, concepto que con la introducción de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (tic) han quedado totalmente rebasados.

En nuestro país, el Decreto Ley 335 establece las bases fundamentales para avanzar en el proceso de integración e informatización de los registros y define dos principios para llevar a cabo este sistema, agregó García Henríquez durante el Primer Taller de Informatización de los Órganos, Organismos de la Administración Central del Estado y entidades nacionales que sesionó en la Universidad de las Ciencias Informáticas.

¿CÓMO SE ORGANIZARÁ EL SISTEMA DE REGISTROS PÚBLICOS EN EL PAÍS?  
«Para comenzar a implementar este proceso se tendrá en cuenta el perfeccionamiento y la integración de todos los registros y en segundo lugar, la informatización de los mismos», destacó el vicetitular del sector.

En el Minjus se ha determinado avanzar en la informatización de una primera etapa que comprende tres tipos de registros: los de personas naturales, los de personas jurídicas y los de bienes, muebles e inmuebles. De 50 tipos de registros existentes en el momento, recalcó el funcionario, se habla de integrarlos en nueve centrales y diez de atributos.

En el caso de estos últimos, se inscriben en circunstancias que caracterizan a la persona natural en nuestro país y que contribuirán a tener datos sobre la identificación de las personas.

Mientras que los registros centrales acogerán aquellos relacionados con el estado civil, personas jurídicas, de la propiedad, identidad y domicilio, extranjeros y migratorios, propiedad del transporte, de bienes inmuebles agrícolas, bienes culturales y catastral.

Este proceso que lleva a cabo el Minjus está en estrecha alianza con otras empresas como el Grupo Empresarial de la Informática y las Comunicaciones (geic), la empresa cubana Desoft y otros diez organismos estatales para integrar y simplificar los engorrosos trámites en los registros públicos.
El Ministerio pretende que el sistema de registros públicos impacte, desde la ficha del ciudadano, a toda nuestra sociedad.

La ficha fungiría como una herramienta donde estén los datos primarios de identidad de la persona y otros seleccionados que aporten a los diez registros de atributos. Esa información sería la base para compartir de manera uniforme los datos sobre la identidad de la persona natural en nuestro país, explicó Francisco García Henríquez.

En un segundo momento estarían los registros centrales y por último los destinatarios finales de esa información. En este caso serían quienes soliciten a la persona natural certificaciones para acreditar determinada circunstancia que pudieran ser tribunales, fiscalías, notarías, bufetes colectivos, y otras instancias y, por otra parte, estarían todos los organismos de la administración central del Estado y la onei, a la cual estos registros tributarían información.

Además, la información que contienen los registros tendrían dos salidas: una de carácter legal que es la expedición de certificaciones para surtir efecto ante determinados procedimientos legales que están regulados en el país, y una segunda para la toma de decisiones del Gobierno, acotó el Viceministro.

«Se tienen definidas las acciones que se deben implementar para asegurar la informatización de la primera etapa de los registros. En primer lugar, la creación de las bases de datos como soporte de la información de los registros centrales», comentó.
También se trabajará en el diseño, despliegue y ejecución de las aplicaciones para la gestión de las oficinas para los registros centrales y en la aplicación para la ficha única del ciudadano y para la captación que hoy tienen los actuales registros.

Otros proyectos están encaminados a desarrollar la pki (infraestructura de clave pública) en el sistema del Minjus y los registros, así como regular el valor legal del documento electrónico. Estas son, a consideración de García Henríquez, las cuestiones que desde el punto de vista informático tendrían que apoyar para poder lograr la informatización de los registros públicos.

Asimismo, se trabaja en la descentralización de la solicitud y expedición de las certificaciones de los registros centrales de sancionados y actos de última voluntad, aspecto donde se ha logrado enviar dicha información vía digital a las provincias. A finales de este año, el Minjus tiene previsto lanzar una aplicación informática que permita a la población la solicitud de expediciones del registro del estado civil (nacimiento, matrimonio y defunción) y que el ciudadano las pueda obtener físicamente en el municipio de su interés.

Cuando sea posible la validación del documento electrónico, en una siguiente fase, la persona podría recibir estas certificaciones solamente en su forma digital y usarlas en sus trámites.

De igual forma, se está implementando una nueva página web interactiva del Ministerio a través del cual se tiene la posibilidad de analizar la solicitud de certificación de los registros centrales de sancionados y actos de última voluntad y solicitarlo desde cualquier lugar del país una vez implementado.
Se trabaja para concluir una aplicación para la informatización de las unidades notariales y poder interconectarlas. «Esta idea parte de la premisa que estos documentos autorizados por estas unidades también tienen que ir a los registros», explicó el Viceministro.