Menos certificaciones de nacimiento y defunción... y menos trabas

Para seguir simplificando gestiones, acortando plazos y perfeccionando todos aquellos trámites jurídicos que involucran a las personas, el 1ro. de septiembre entró en vigor la Resolución 325 de 12 de junio de 2020, del Ministro de Justicia, que definió, con mayor precisión, los casos en que pueden expedirse exclusivamente las certificaciones relativas al estado civil, en aras de garantizar una mayor utilización del carné de identidad por las autoridades administrativas.

Durante este periodo, al decir de Olga Lidia Pérez Díaz, directora general de Notarías y Registros Públicos, del Ministerio de Justicia (MINJUS), «ha disminuido en más de un 40 % la expedición de certificaciones relativas al estado civil de las personas que se solicitaban sin justificación legal alguna».

Según Lidia Pérez, «de acuerdo con el seguimiento y monitoreo realizados por el Minjus en las 13 provincias que han mantenido la vitalidad de los servicios, se aprecia un mayor uso del carné de identidad para tomar datos relativos al nacimiento de las personas.

«De igual modo, en las notarías se accede directamente al sistema informatizado y se capta la información requerida en aquellas unidades, donde el local es compartido o muy cercano al del Registro del Estado Civil, lo que viabiliza el acto notarial».

Vale destacar, en su opinión, que esta disminución no solo evita trámites innecesarios a las personas, sino que tributa al ahorro de recursos como el papel y reduce los costos, tanto materiales como de tiempo, algo tan preciado para los operadores y la población.

En pos de seguir allanando el camino, se mantiene, en concordancia con la especialista, la conciliación de las direcciones de Justicia con las entidades en sus respectivos territorios para dar solución, por vía institucional, a procesos administrativos, en los cuales se requiera información acerca del estado civil.

Esta Resolución responde a la voluntad del país de aligerar y flexibilizar las gestiones de la población, muchas veces recargadas de burocracia innecesaria.

Por tanto, concluye, «es vital y una prioridad para el MINJUS mantener el control sistemático de esta disposición en la etapa de nueva normalidad, para evitar inadecuadas interpretaciones, corregir lo que sea necesario en beneficio del pueblo y seguir perfeccionando los servicios en todas las oficinas registrales».

PRIORIDAD PARA EL CARNÉ DE IDENTIDAD

Cinco años atrás, el Reglamento de la Ley del Registro del Estado Civil dispuso la obligación de todos los funcionarios y empleados públicos de obtener, a través del documento de identidad, la información de los nombres y apellidos, fecha de nacimiento, nombres de los padres, tomo, folio y registro del estado civil, cuando se requiera para la realización de servicios, trámites o emitir autorizaciones.

Sin embargo, y así lo ha demostrado muchas veces la realidad, contar con una norma no garantiza automáticamente su cumplimiento.

De ahí que hasta hoy se haya mantenido «la reiterada y negativa práctica» de solicitar certificaciones de nacimiento y defunción expedidas por los registros del estado civil, solo para aportar datos que se encuentran en el carné de identidad, lo que, por un lado, recarga a las oficinas registrales y, por otro, provoca gestiones innecesarias e inconformidad y molestias a los ciudadanos.

Modificativa de la Resolución 249 de 2015, de la Ministra de Justicia, la nueva disposición, publicada en la Gaceta Oficial No. 38 Ordinaria, de 15 de junio de 2020, establece que los registradores expiden certificaciones a las personas naturales en los casos siguientes:

• Para surtir efecto fuera del territorio nacional.
• Acreditar el estado civil en procesos judiciales o administrativos ante los Tribunales de Justicia, la Fiscalía, los órganos competentes del Ministerio del Interior, el Ministerio de la Agricultura, las direcciones de Vivienda, así como las de Trabajo, Asistencia y Seguridad Social.
• En procesos ante las notarías solo cuando no coincida su sede con la del Registro del Estado Civil.
• En procesos sucesorios de declaratoria de herederos y de transmisiones por herencia testada.

De manera excepcional, el Ministro de Justicia autoriza la expedición de certificaciones de nacimiento y defunción para trámites administrativos.

La disminución experimentada en la expedición de certificaciones en los últimos dos meses, con la COVID-19 mediante, más que un resultado conclusivo es un punto de partida y marca pautas para continuar mejorando la prestación de servicios en todas las instancias a la población.