Servicios notariales y registrales: menos tiempo, mayor eficiencia y más control popular

Con la finalidad de elevar la calidad de los servicios notariales y registrales en el país, el Ministerio de Justicia dictó nuevas normas para acortar los plazos en la solución de los asuntos a cargo de los notarios y establecer indicadores que permitan su comprobación.

Lo anterior lo recoge la Resolución 137 de ese organismo, publicada en la Gaceta Oficial y que entrará en vigor el próximo 1ro. de septiembre. Así lo dio a conocer Olga Lidia Pérez Díaz, directora nacional de Notarías y presidenta de la Sociedad Científica del Notariado Cubano, quien llamó al pueblo a establecer un control popular para hacer cumplir satisfactoriamente los términos establecidos para la emisión de un documento.

«El notario está obligado, cuando califica los documentos, a radicarlos en el Libro Único de control, por lo cual constituye una evidencia para el inicio del proceso. El cliente firma ese asiento de solicitud del servicio cuando entrega sus documentos. Una vez que lo rubrica, ya responsabiliza al funcionario público con la custodia de sus documentos y con el acto que va a realizar.

«Por tal motivo, conoce el nombre del notario que va a intervenir en el proceso y la fecha, y el número de radicación de su trámite. Estos son los elementos que permiten controlar el cumplimiento de los términos. Este paso asegura transparencia y forma parte de los derechos de las personas que acuden a las unidades notariales para cualquier gestión», añadió la directiva.

Indicó que de esa forma se puede realizar cualquier tipo de reclamación a los organismos pertinentes a nivel municipal y provincial, al sospecharse un incumplimiento en los plazos establecidos para los trámites notariales.

Puntualizó que la norma establece un mejoramiento sustancial de la tramitación de la solicitud con la calidad, ética, profesionalidad y eficiencia requeridas para los servicios notariales en la actualidad.

«Ese esfuerzo tiene el propósito de reducir procesos, trámites y erradicar la exigencia de documentos innecesarios; brindar asesoramiento con acierto y un servicio de alto estándar; potenciar los principios de control de la legalidad, calificación y la superación continua; y reforzar el comportamiento ético, la conducta incorruptible, la profesionalidad, la sensibilidad, y el buen servicio a las personas naturales y jurídicas», añadió Olga Lidia Pérez.
Destacó que los términos de emisión de los documentos necesitan de un tiempo prudencial para calificar la autenticidad y luego adecuar la voluntad de las partes a lo establecido por la ley.

«Cada caso tiene su singularidad, por lo cual merece un asesoramiento personalizado en sugerir mejores propuestas de solución para, por último, redactar y legitimar en un acto una certificación de autenticidad del asunto ventilado. Son documentos que requieren de una elaboración casi perfecta para que surtan la eficacia requerida», puntualizó la jurista.

Esta reducción de los términos puede darse en los momentos actuales, debido al grado de informatización logrado en las unidades, lo cual favorece la agilidad en los procesos, aunque todavía se trabaja por una mayor conectividad con otras instituciones que llevan registros y archivos.

Con la nueva norma se garantiza que el cliente reduzca la cantidad de veces que debe visitar una unidad notarial para un mismo asunto, porque varios documentos pueden emitirse el mismo día en que se solicitan.

También se simplifica el acto de calificación de documentos y de radicación del asunto en el Libro Único, lo cual se traduce en ahorro de tiempo.

Además, se mantiene que las consultas para evacuar dudas sean gratuitas y, con ello, el notario brinda un asesoramiento adecuado y oportuno, con la posibilidad de integrar la orientación, la información y el consejo jurídico. Estas son garantías que protegen los derechos legítimos de los ciudadanos, plasmadas en la nueva Constitución de la República.

Paralelamente, en la búsqueda de cerrar y legitimar procesos jurídicos, también se aprobó la Instrucción No. 4 del Ministerio de Justicia, válida a partir del 1ro. de septiembre. Esta otra norma jurídica establece la entrega de la certificación al consumarse un matrimonio u ocurrir un nacimiento.

En tal sentido, en los hospitales maternos existen o se abren oficinas para inscribir directamente a los recién nacidos. El mayor beneficio es para los padres, quienes reciben una inscripción de nacimiento por oficio para usarla en diversos trámites. Este paso ayudará a disminuir los casos de subsanación de errores y omisiones, que se producen en los asientos registrales, pues en ese documento quedará expuesta literalmente la identificación del bebé.

En La Habana se encuentran habilitadas oficinas en todos los hospitales maternos, excepto en el Hospital Naval Luis Díaz Soto, ya que cuenta con una sala de parto pequeña, refirió Olga Lidia Pérez Díaz y agregó que la experiencia debe implementarse por etapas en el resto del país y así contribuir a la simplificación de procesos en el sistema de registro.

Alertó, una vez más, de la importancia de seleccionar con antelación un nombre apropiado para el bebé, y dijo que ambos progenitores deben estar presentes en el momento de la inscripción cuando no existe matrimonio oficializado; en caso contrario la presencia de uno solo es suficiente.

Las certificaciones de matrimonios también se entregarán en las bodas realizadas en los Palacios de matrimonios y en los Registros civiles, al concluir el acto de casamiento, a fin de acreditar la formalización de la unión conyugal.

Quienes concurran a las entidades notariales (otra de las instituciones donde se puede formalizar el matrimonio) deben esperar un término de siete días para recibir su certificación, porque conlleva remitir la copia autorizada de la escritura y el expediente matrimonial a la oficina registral, para su inscripción.

Olga Lidia Pérez Díaz pidió a los clientes, tanto en el matrimonio como en la inscripción del recién nacido, revisar mesuradamente las certificaciones, aportar el sello de timbre por concepto de impuesto, conservar el documento para el futuro y así evitar el olvido de datos como tomo, folio y fecha.
Las nuevas normas jurídicas están visibles en la Gaceta Oficial, el sitio web del Ministerio de Justicia (www.minjus.gob.cu) y estarán a disposición de las personas interesadas en las unidades notariales.
 

EN CONTEXTO

• De los 48 tipos de documentos que pueden combinar varios actos, 41 tienen términos de solución el propio día o entre seis y siete días, atendiendo a su complejidad, plazo razonable de garantía de seguridad, agilidad y calidad; mientras el resto de seis a diez días.
• Solo se da el caso de un acto con plazo de 20 días, que es el proceso sucesorio de declaratoria de herederos. Este requiere de representación letrada, y la práctica de pruebas testificales con remisión al Fiscal si procediera.
• Si el asunto lo permite, y en los casos de especial sensibilidad (adultos mayores, mujeres embarazadas o con menores de edad, personas en situación de discapacidad o que tienen que viajar desde zonas lejanas o inaccesibles), rige la agilización en el cumplimiento de estos términos sin necesidad de que se agoten.