Desbrozar el camino de los trámites

Volver más de una vez a alguna oficina registral en busca de un mismo documento, que después descubres que no era necesario; actualizar certificaciones que nunca vencen y que alguien, por alguna razón, las cree caducas; subsanar errores que, al final, no trascienden a los efectos del documento en cuestión…

Estas y otra larga lista de situaciones que dilatan innecesariamente los procesos han sido (y quizá son) parte del día a día de muchas de las personas que requieren la realización de determinados trámites notariales o registrales.

No en vano los planteamientos de la población, en disímiles ocasiones, han hecho diana en estas problemáticas, las cuales coinciden con las identificadas en las acciones de control que periódicamente efectúan los directivos del Ministerio de Justicia (Minjus) a las notarías y registros.

Durante estos chequeos, explicó a Granma Olga Lidia Pérez Díaz, directora de Notarías del Minjus, se comprobó que algunos notarios exigen, sin justificación legal, la acreditación documental de determinados actos, lo cual traslada cargas innecesarias a los usuarios y afecta la calidad de los servicios. Sin obviar el incremento de las solicitudes de certificaciones, pues solo en el 2018 fueron expedidas más de un millón y medio, y una parte considerable se correspondió con pedidos de esta naturaleza.

En aras de solucionar estas irregularidades, sin dañar la seguridad jurídica que, en el orden preventivo, ofrecen los documentos notariales y registrales, se dictó, en diciembre de 2018, la Instrucción No. 1 del Ministro de Justicia, relacionada con la simplificación de procesos y reducción de documentos requeridos en estas actividades.

De acuerdo con las indicaciones, resulta improcedente la acreditación del estado conyugal de casado si uno de los cónyuges recibe bienes por herencia, donación, o compra con dinero propio, pues cuando se adquieren bienes por estos actos, no forman parte de la comunidad matrimonial. Tampoco es válido el pedido de documentos de este tipo durante una compraventa, pues esta información se toma por declaración.
Según Olga Lidia Pérez, existe la falsa creencia en la población, y en algunos funcionarios, de que solo existen dos estados conyugales, cuando en realidad existen cuatro: soltero, casado, viudo y divorciado, y la ley establece la forma de probarlos en los actos en que se requiera, como un divorcio, por ejemplo.

Es incorrecta, además, la subsanación, por omisión o error, del estado conyugal en el asiento de inscripción de la defunción de una persona si este difiere del declarado por el promovente del servicio, ya sea para la tramitación de su declaratoria de herederos o la adjudicación de bienes por herencia testada.

La defunción, subrayó, acredita la declaración del fallecimiento de una persona y su fecha, no su estado conyugal.

Tampoco aporta, al decir de la Directora de Notarías, la subsanación de errores de letras u omisiones de nombres en los diferentes asientos registrales para la tramitación de declaratorias de herederos, sin que trasciendan a la prueba del vínculo filiatorio entre el causante y los llamados a heredar.

Otra de las problemáticas que pretende corregir la Instrucción No. 1 es la tendencia de algunos funcionarios de solicitar la actualización de certificaciones de nacimiento, matrimonio y defunción para diferentes procesos, teniendo en cuenta que la legislación no dispone de un plazo de vigencia para tales documentos.

Haber sido emitidos en otro periodo, bajo las condiciones de entonces, no los invalida, aseguró Pérez Díaz. De igual forma, añadió, es totalmente nula la petición de actualización de copias de testamentos notariales para demostrar el conocimiento oficial de la persona como heredera de otra, sin tener en cuenta otros elementos.

También ha sido práctica común la solicitud de certificaciones de las direcciones municipales de la Vivienda para avalar que no se tiene otra propiedad, cuando la persona que adquiere un inmueble reside en otra provincia, lo cual es innecesario porque estas estructuras no disponen de ese control.

Y en el mismo orden de las peticiones erradas aparece, de acuerdo con Olga Lidia Pérez, la certificación bancaria de haber abonado la totalidad del pago por concepto de la transferencia de la propiedad de la vivienda en todos los tipos de títulos, en los actos de compraventa; cuando solo es necesario en los contratos de compraventa con las instituciones bancarias.

Asimismo, es frecuente la exigencia de documentos que confirmen la ausencia de adeudos de efectos electrodomésticos para los actos de compraventa, si bien la ley no dispone este requisito.

Suelen pedirse, además, certificaciones que acrediten la residencia en un inmueble del heredero, conjuntamente con su propietario, a la muerte de este, lo cual es improcedente, porque prima el derecho hereditario sobre el de ocupación.

Y también es válido saber que no tiene sustento legal la solicitud de actualizaciones de títulos de propiedad de viviendas y apartamentos en edificios multifamiliares, inscritos en el Registro de la Propiedad después de 2003, para cualquier acto, si en ellos no se han efectuado acciones constructivas que modifiquen el derecho registrado.

En torno a todas estas indicaciones, subrayó, es preciso reforzar la capacitación del personal vinculado con la realización de tales trámites, de modo que sean capaces de actuar con eficacia y prontitud, con lógica y sentido común. No podemos ser aplicadores autómatas de lo legislado, dijo, es preciso interpretarlo. Y también la población posee su cuota de responsabilidad: hay que conocer los derechos para poder exigirlos.

SIMPLIFICACIÓN DE PROCESOS

Además de identificar actuaciones improcedentes y esclarecer los procedimientos a seguir en esos casos, la Instrucción No. 1 también dispuso algunos reajustes organizativos que tributan a la calidad de las prestaciones y permiten hacer un mejor uso del tiempo y los recursos.

En ese sentido, a partir de la emisión de las indicaciones, si la sede notarial y la registral radican en el mismo inmueble, no se les exigirá a los interesados para determinados actos como el de divorcio, la autorización para la obtención o actualización de pasaportes de menores de edad, los contratos de donación de viviendas, y otros donde se requiera demostrar, por disposición de ley, el vínculo consanguíneo, la certificación registral.

En estos supuestos, el registrador puede exhibir al notario el libro del registro si el hecho o acto consta inscrito en esa oficina; y de no estarlo, se comprueba su existencia en la base de datos del sistema informatizado a la cual tiene acceso el notario.

A juicio de Olga Lidia Pérez, en la mayoría de los municipios del país las notarías y oficinas registrales del estado civil y de la propiedad radican en el mismo local; y en la medida que se extienda la conectividad puede utilizarse la vía de correo electrónico para realizar estas comprobaciones, hasta tanto se logren interconectar las notarías y los registros públicos.

De igual modo, podrán combinarse en una misma escritura notarial actos y hechos relativos a la declaración de acciones constructivas y otros actos, así como la subsanación de errores u omisiones en la descripción de los inmuebles, ya sea por cambios en sus denominaciones técnicas o diferencias en el valor legal.

Anteriormente, cada uno de estos aspectos se autorizaba en documentos independientes. Estas modificaciones implican, sin duda, un ahorro considerable de tiempo y recursos, y reducen el costo en impuesto sobre documentos para las personas interesadas.